Preguntas Frecuentes

Preguntas Frecuentes Planificación Operativa y SIMPO 2017

INTRODUCCIÓN
El presente manual de usuario busca servir como fuente de información para apoyar en la resolución de dudas en el proceso de formulación y administración del Sistema de Planificación Operacional (SIMPO).

Esperamos que a través de este podamos dar solución a sus preguntas de manera de facilitar el proceso de planificación, por ende acá se incluyen las preguntas que nuestro equipo ha recibo por mail o teléfono en repetidas oportunidades.

También puede descargar este manual en su versión PDF  haciendo click aquí

En caso de no encontrar respuesta a la duda que usted presenta, comunicarse al mail simpo@minsal.cl  


INDICE

                  Preguntas y Respuestas Frecuentes

A.      Todos los Usuarios
A)      Perdí mi clave, ¿cómo la recupero?
B)       ¿Cómo puedo Modificar mi clave? 
C)      ¿Qué es el Rol Súper Normal?

B.      Referentes ENS
A)     ¿Cómo creo un usuario? – Sólo para usuarios con perfil Referentes ENS
B)      ¿Cómo asigno perfiles?

C.      Formulación
A)     ¿Por qué no veo las actividades que otro usuario creó?
B)      ¿Dónde veo las actividades que cree?
C)      ¿Cómo puedo ver todas las actividades de mi organismo?
D)     ¿Por qué no veo las actividades que me toca revisar?
E)      ¿Cómo elimino alguna actividad?

D. Técnicos Centrales
A)     ¿Por qué veo actividades que no me corresponden (sean de Servicios o SEREMIS)?
B)      ¿Puedo corregir una actividad del nivel local?
C)      ¿Por qué me aparecen tantas actividades para revisar?



PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRECUENTES

I.                    Todos los Usuarios:

A)  Perdí mi clave, ¿cómo la recupero?
R: Debes click en la opción “Recuperar contraseña” en la página principal de la plataforma.

 Con ello se desplegará el cuadro que muestra la siguiente imagen:

En ella debes escribir tu correo y hacer click en enviar.
Llegará desde simpo@minsal.cl una clave, la cual te recomendamos copiar y pegar. No olvides revisar también la bandeja de spam.

B)  ¿Cómo puedo Modificar mi clave?
R: Una vez adentro de la plataforma, para modificar la clave, debes hacer click en la esquina superior derecha de la pantalla donde aparece tu nombre, ahí se desplegará la opción “cambiar clave” tal como muestra la imagen.

Con ello se desplegará el siguiente cuadro:

Este cuadro lo debes completar con la clave actual (si te llegó en un correo te recomendamos copiarla y pegarla) y con la nueva clave que debes repetir. Esta clave debe contener al menos 6 caracteres.
Te recomendamos que sea una clave fácil de recordar y que en lo posible también sea alguna que utilices en otros sistemas.

C) ¿Qué es el Rol Súper Normal?
R: Corresponde a un Rol que se le puede asignar a cualquier usuario independiente el perfil que tenga. Esto le permitirá VISUALIZAR las actividades que han sido creadas por otros usuarios dentro de su organismo. También podrá editar las actividades de estos usuarios siempre y cuando la actividad se encuentre en estado de Revisión Inicial o estado de Revisión Técnico Local.
OBSERVACIÓN: El rol de súper normal NO es una etapa de revisión.  

II.                  Referentes ENS

       A)     ¿Cómo creo un usuario? – Sólo para usuarios con perfil Referentes ENS
 R: Una vez que ingresas al sistema haz click en la caja de “Administración del Sistema”:

Una vez adentro del Administrador hacer click en el mantenedor de Configuración>Usuarios>Agregar usuario. Tal como lo muestra la imagen.


Tras hacer click en el Botón Agregar Usuario se desplegará el siguiente cuadro:


En este cuadro se deben completar los campos ahí señalados. Con esta información y al hacer click en el botón verde “Agregar” el nuevo usuario recibirá un correo con una clave con la cual podrá hacer ingreso al sistema y crear actividades.

B)  ¿Cómo asigno perfiles?
R: Para agregar perfiles a un usuarios, se puede realizar en dos instancias, al momento de la creación o posteriormente al editar un usuario. La asignación de perfiles se realiza en la pestaña “perfiles” del siguiente cuadro:


Para completar la asignación, hacer click en los botones “No”, para transformarlos en “Sí”, y finalmente click en el botón “Agregar”.

III.                    Formulación

A) ¿Por qué no veo las actividades que otro usuario creó?
R: Para esto es necesario revisar lo siguiente antes de asumir un error de la plataforma:
      1)      Verificar con el Referente ENS si los perfiles correspondientes están asignados al usuario.
      2)      Verificar si se encuentra en la bandeja “Actividades Pendientes de Revisión”
      3)      Revisar los filtros preestablecidos para una mejor visualización de las actividades. Los filtros principales son:
a.       Estado -  en el cual se encuentran todas las etapas de revisión de acuerdo a los perfiles que tenga asignado cada usuario.
b.      Tipo de actividad – En el cual se desplegarán las actividades según sean Plan Nacional de Salud (ENS) o No Plan Nacional de Salud (No ENS)
c.       Objetivos: este se despliega en el caso que la revisión sea por parte del técnico Local. La cual cambia a Organismos cuando se aplica el filtro de Estado a Revisión de Referente ENS. 
 

     4)      Si en ninguno de los casos anteriores logré ver las actividades que me corresponden, actualizar el navegador. (Presionar F5 o utilizar la actualización del navegador. También puede cerrarlo y volver a abrirlo).
     5)      En último caso, se recomiendo reiniciar el computador e intentar nuevamente.

B) ¿Dónde veo las actividades que cree?
R: En la Bandeja “Mis Actividades” puedes ver las actividades que creaste además de poder identificar el Estado de revisión en el cual se encuentra. Ya sea estado de revisión técnica local, revisión referente ENS, Revisión técnica central, revisión final DENS.

C) ¿Cómo puedo ver todas las actividades de mi organismo?
R: Para poder visualizar todas las actividades que se han creado en tu organismo, te recomendamos que además de tener el perfil de referente ENS, te asignes el rol de Super Normal y con ello te asignes todos los usuarios de tu organismo. De esta manera en la bandeja “Mis Actividades” podrás visualizar el estado en que se encuentra cada una de las actividades de los distintos usuarios asignados.

D) ¿Por qué no veo las actividades que me toca revisar?
R: Volver a revisar punto III.A.

E) ¿Cómo elimino alguna actividad?
R: Para eliminar una actividad esta debe estar en la etapa de revisión inicial. Para que una etapa esté en revisión inicial se debe rechazar desde la etapa de revisión de Técnico local. Entonces, una vez en la etapa de revisión inicial se debe hacer click en el ícono y posteriormente confirmar su eliminación. Estas quedarán almacenadas en la bandeja “Actividades Eliminadas”.

IV.                    Técnicos Centrales

A) ¿Por qué veo actividades que no me corresponden (sean de Servicios o SEREMIS)?
R: Efectivamente todas las actividades que seas creadas bajo un mismo objetivo de impacto (sean de Seremi, Servicio o Divisiones) llegarán a todos los usuarios del nivel central que tengan asociado ese objetivo de impacto a su perfil de Técnico Central. Parte importante de ello es que precisamente exista coordinación de las personas/equipos que tienen en común algunos temas para que la revisión sea lo más óptima posible.
Observación: Recordar que una actividad pasará solamente una vez por el estado de revisión de técnicos centrales por lo que es de suma importancia esta coordinación para evitar errores.

B) ¿Puedo corregir una actividad del nivel local?
R: Una actividad puede modificar su contenido en los Estados de revisión Técnica Local y Revisión Inicial.
En la instancia de Revisión de Técnico Central se pueden establecer comentarios y enviar la actividad al Nivel local para que evalúen la incorporación de los comentarios y lo realicen si consideren pertinentes.
En otras palabras puedes recomendar modificaciones a la actividad, pero directamente no puedes editarlas. Es por ello que Instamos a que se fomente la comunicación por fuera de la plataforma con los técnicos locales para que el flujo sea lo más expedito posible.

C) ¿Por qué me aparecen tantas actividades para revisar?
Además por ser técnicos centrales  es muy posible que también sean técnicos locales del mismo tema por lo mismo las actividades te salen para revisar en dos instancias.
      1)      Como técnico local las que sea crean en tu propio organismo bajo tu(s) temas.
      2)      Como técnicos centrales las de las Seremis/Servicios/Otras divisiones.
Eso se puede ver fácilmente utilizando los filtros establecidos en la Bandeja de Actividades pendientes de Revisión. 
  


Preguntas Frecuentes proceso de Planificación Operativa 2016

Sobre el concepto y relación ENS - POA

1.       ¿Qué es la Planificación Operativa Anual (POA)?

La POA corresponde a la formulación de actividades para la generación de productos y/o servicios, relacionadas a la consecución de “Resultados Inmediatos”, los que a su vez se definen ya sea por directrices a nivel nacional o según pertinencia local. Estos Resultados Inmediatos contribuyen al logro de los Resultados Esperados y en consecuencia a los Objetivos de Impacto, visualizándose dicha contribución mediante esta Planificación Operativa Anual.

2.       ¿Cómo se debe trabajar la POA a nivel local?

Si bien cada Seremi  de Salud,  Servicios de Salud y Nivel Central entregaran sus planificaciones de forma específica, es importante considerar la comunicación que debe generarse entre los distintos niveles, promoviendo de esta forma un trabajo coordinado e integrado, tanto intra como extra sector, para la resolución de los problemas de salud que afectan a la población.
Los mecanismos utilizados para fortalecer este trabajo pueden incluir videoconferencia, reuniones, talleres, diagnósticos participativos etc.

3.       ¿Qué documentos debo tener en consideración al iniciar dicha planificación?

El proceso de “Planificación Operativa Anual” es regulado a través de diversos documentos, estos son:
Orientaciones Generales para el Proceso de Planificación Operativa Anual: elaborado por el Departamento de Estrategia Nacional de Salud, cuyo propósito es describir el proceso, sus etapas y caracterizar un estándar de planificación.
Lineamientos Temáticos para el Proceso de Planificación: corresponden a fichas que detallan el establecimiento de Resultados Inmediatos, por parte de los referentes ministeriales, para  cada Resultado Esperado identificado, de forma tal de guiar la contribución del sector al logro de los Objetivos de Impacto. Los Resultados Inmediatos descritos en estos Lineamientos pueden tener el carácter de Recomendados (R)  u Obligatorios (O), identificación realizada por el referente técnico de cada tema,  considerando un plazo de desarrollo de 5 años, por lo que muchos dependerán de condiciones basales que deben generarse previamente.
Dichos documentos se encuentran disponibles en la página la sección Planificación Operativa, de esta misma página web.


Sobre Instrumento para la POA 2016

4.       ¿Cuál es el instrumento que recoge la POA?

El instrumento diseñado para contener la POA 2016, corresponde al Sistema Informático de Monitoreo de la Planificación Operativa (SIMPO), el cual se encuentra disponible en línea en simpo.minsal.cl, para acceder a ella se debe estar registrado como usuario del sistema y tener clave vigente asociada.

5.       ¿Existe un mínimo o máximo de RE y/o RI a incorporar en la POA 2016?

No, no existe mínimo ni máximo de Resultados Esperados  y/o Resultados Inmediatos a incorporar en la planificación, pero es necesario  asegurar que lo formulado permita abordar las problemáticas priorizadas acorde a su contexto local,  con un sentido de coherencia e integración en función de los resultados que se desean alcanzar.

6.       ¿Cómo se deben establecer las actividades?

Las actividades se establecen en función de lograr los Resultados Inmediatos que se han seleccionado o identificado acorde a su contexto local. Es importante recordar que las actividades formuladas corresponden al nivel de atribución de quien está planificando, por lo tanto las acciones deben estar bajo el control del ente planificador.

7.       ¿Pueden formularse varias actividades para un mismo RI?

Cada Resultado Inmediato puede tener más de una actividad, pero cada una de ellas debe detallarse en celdas distintas, de forma tal de tener una mejor comprensión de la misma y  que el cronograma y medio de verificación sean coherentes con cada una de ellas.

8.       ¿Para la POA 2016 se deben considerar todos lo RI obligatorios?

No, no es requisito considerar todos los RI (O) en la planificación 2016, dado que el plazo de cumplimiento de ellos se establece a  5 años, y en algunos casos se deben establecer condiciones basales que pueden tener un desarrollo incipiente.


9.       ¿El SIMPO contempla la posibilidad de formular la tanto lo asociado a la ENS como lo No ENS en la POA 2016?

El SIMPO pretende ser una herramienta útil para el sector a la hora de establecer su planificación de  actividades anuales, sean o no asociadas a la ENS.


Sobre la Planificación Presupuestaria

10.   ¿La POA debe establecer los recursos asociados a las actividades?

Cada actividad debe establecer los recursos financieros asociados a su desarrollo, esto debe especificarse en la sección de planificación presupuestaria. Si existen actividades que no requieren recursos financieros,  existe la posibilidad de registrarlo de esa forma.
 Los  montos asociados a las actividades deben expresarse en miles de pesos (ej. 10.000.000 equivalen a 10.000) y  se deben especificar los  tiempos de ejecución de dichos recursos.


Sobre los plazos

11.   ¿Cuáles son las etapas y  plazos asociados a la POA 2016?
Las etapas definidas corresponden a:
















12. ¿Cuáles son las fechas asociadas al envío y revisión del POA 2016?

La fecha de recepción de la POA por el Depto. de Estrategia Nacional de Salud, a través del SIMPO es el 30 de enero, de forma tal de considerar el tiempo necesario para su revisión y observaciones que requieran ser incorporadas en el plazo previo a la fecha oficial del corte del 31 de marzo.



Sobre el Monitoreo, Control y Auditoria

13.   ¿Cómo será el monitoreo de la POA 2016?

Se establecen tres cortes para reportar por parte de las Seremi de Salud, Servicios de Salud y Nivel Central el avance de las actividades planificadas. Las fechas son las siguientes:


Fechas
Detalle
15 de julio
Recepción del Segundo Corte de la POA y primer avance de cumplimiento (período comprendido entre el 1º de Enero y 30 de Junio de 2016) para SEREMIs de Salud, Servicios de Salud y Nivel Central.
14 de octubre
Recepción del tercer Corte de la POA y segundo avance de cumplimiento (período comprendido entre el 1º de Julio y 30 de Septiembre de 2016) para SEREMIs de Salud, Servicios de Salud y Nivel Central.
29 de Diciembre
Recepción del Cuarto Corte de la POA y tercer avance de cumplimiento (período comprendido entre el 1º de octubre y 15 de diciembre de 2016) para SEREMIs de Salud, Servicios de Salud y Nivel Central.

Es necesario tener en cuenta que previo a cada corte existirá la posibilidad de reprogramar aquellas actividades que por motivos en particular así lo requieran. Dichas reprogramaciones quedaran a criterio de los encargados de las temáticas y deberán señalar las causales de dicha reprogramación.





14.   ¿Deben ir adjuntos los medios de verificación de las actividades formuladas en el SIMPO?

Los medios de verificación deben adjuntarse en el SIMPO, de acuerdo a lo indicado originalmente en la actividad. En caso que se adjunte algún medio de verificación anexo o exista información complementaria que no ha sido adjuntado, es importante dejar un comentario en la sección destinada para ello.

15.   ¿Está asociada la POA 2016 a algún mecanismo de control de gestión?

Para el año 2016  la planificación operativa está asociada a Compromiso de Desempeño Colectivo tanto en el Nivel Central como Seremi de Salud, relativo a “Aportar al cumplimiento progresivo de las Objetivos Sanitarios de la Década 2011-2020, a través de la elaboración y ejecución del Plan Operativo de la Estrategia  Nacional de Salud (ENS) en torno a los Resultados Inmediatos Obligatorios establecidos en los Lineamientos Temáticos”
En este sentido, cada compromiso asumido por los equipos de trabajo establece las especificaciones a considerar en el cumplimiento de dicha meta.
A nivel de Servicios de Salud no existe un compromiso de gestión asociado, sin embargo el proceso de planificación operativa, como se ha indicado reiteradamente, trasciende los mecanismos de metas y compromisos establecidos, y viene a ser un facilitador a la hora de observar a través de ella el avance en múltiples otros compromisos establecidos.


16.   ¿Qué podrá ser validado en función del Compromiso de Desempeño Colectivo referido al POA 2016?

En cuanto a lo referido a al Compromiso de Desempeño Colectivo “Aportar al cumplimiento progresivo de las Objetivos Sanitarios de la Década 2011-2020, a través de la elaboración y ejecución del Plan Operativo de la Estrategia  Nacional de Salud (ENS) en torno a los Resultados Inmediatos Obligatorios establecidos en los Lineamientos Temáticos”, comprometida por Seremi de Salud y Nivel Central, podrá ser  sujeto de validación todas las actividades  que en el SIMPO se establezcan vinculadas a RIO previamente establecidos y tengan incorporado la etiqueta   de SI Meta.
Por otra parte es importante establecer que  localmente todo lo incorporado en el plan operativo vinculado a la ENS, podrá ser sujeto de control, revisión y/o validación, en tanto se entiende que dicho proceso es aportar a la mejor formulación y cumplimiento de la misma.

17. ¿Cuáles son los criterios para aprobar cada corte de la MET?

En el Compromiso de Desempeño Colectivo “Aportar al cumplimiento progresivo de las Objetivos Sanitarios de la Década 2011-2020, a través de la elaboración y ejecución del Plan Operativo de la Estrategia  Nacional de Salud (ENS) en torno a los Resultados Inmediatos Obligatorios establecidos en los Lineamientos Temáticos”, asumido por Seremi de Salud y Nivel Central, se establecen ciertos requisitos para dar por aprobados cada uno de los cortes, estos corresponden a:

Primer corte: Entrega del Plan Operativo Anual 2016 (POA), el que deberá establecer las actividades anuales para los Resultados Inmediatos Obligatorios (RIO) priorizados por cada equipo de trabajo. Para esto:
Hito 1: Al 30 de enero los equipos realizarán el primer ejercicio  de planificación, poniéndose a disposición para esto una plataforma, desde la cual se generará retroalimentación de parte del Depto. de Estrategia Nacional de Salud.
Hito 2: Al 31 de Marzo los equipos deberán tener formulado su POA 2016, sobre el cual se realizará el proceso de evaluación del primer corte, por parte del Depto. de Estrategia Nacional de Salud, con fecha tope al 14 de abril.
Hito 3: A partir del 14 de abril el Depto. de Estrategia Nacional de Salud, remitirá en un plazo de 10 días certificado de cumplimiento del 1° corte.

Segundo, Tercer y Cuarto Corte: Evaluación del cumplimiento de las actividades comprometidas en POA para cada periodo, en función de los RIO previamente seleccionados, estimándose como cumplido satisfactoriamente la realización de al menos 70% de las actividades comprometidas para cada  trimestre.
Los equipos podrán reprogramar (antes de la fecha de corte de cada periodo) las actividades comprometidas. Se considerará para efectos de medición, el universo de actividades posterior a las  reprogramaciones.
 A modo de verificar el cumplimiento de las actividades realizadas en el periodo el Dpto. ENS escogerá al azar una muestra de actividades informadas como ejecutadas y verificará existencia de medio de verificación en sistema informático o será solicitado a referente ENS del respectivo  equipo de trabajo.  Validado lo anterior, se remitirá el certificado de cumplimiento dentro de los 10 días hábiles posteriores a la fecha límite establecida en cada corte, a excepción del último corte donde el certificado se remitirá los 5 días hábiles posteriores a la fecha  estipulada. Los cortes indicados son:
Las fechas corresponden a:
Segundo corte 30 de junio con fecha límite de  informar 15 de julio
Tercer corte 30 de septiembre con fecha límite de  informar 14 de octubre

Cuarto corte 15 de diciembre con fecha límite de  informar 29 de diciembre.